Minnesanteckningar 2019-05-06

• Datum 2019-05-06
• Tid kl. 13.00-16.00
• Plats Gardaulan, Nobels väg 18, Solna

Närvarande

Allexis s.r.o, Folkhälsomyndigheten, British American Tobacco, Coop Sverige AB, DLP Drinks Logistics Partner, Eckerö Group, Gateretail, JTI Sweden AB, Lidl Sverige KB, Nordic Snus/JTI Sweden, Philip Morris, SMD Logistics AB, Svensk Dagligvaruhandel, Swedish Match North Europe, Svensk Handel, The Nuance Group.

Deltagarförteckning återfinns separat i ärendet.

Dagordning

• Folkhälsomyndigheten hälsar alla välkommen och kort introduktion
• Presentation av id-utfärdaren Allexis s.r.o
• Frågor till id-utfärdaren
• Information från Folkhälsomyndigheten
• Frågor till myndigheten
• Avslutning

Kort introduktion

Se tidslinjen i presentationen. Myndigheten har arbetat med uppdraget om att förbereda för genomförandet av direktivets bestämmelser om spårbarhet och säkerhetsmärkning sedan 2017.

I mars 2018 gavs tillägg till regeringsuppdraget – myndigheten skulle vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att en id-utfärdare skulle finnas på plats senast den 20 maj 2019, samt vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att myndigheten kan fatta beslut om hur säkerhetsmärkningar av tobaksvaror ska vara utformade och att kommunicera detta till tobaksindustrin senast den 20 september 2018 (ett tillägg till detta gjordes senare som gav myndigheten rätt att kommunicera förslagen innan beslut om säkerhetsmärkningen kunde fattas).

Det förberedande arbetet har skett i samråd med Skatteverket och Tullverket.

Sedan uppdragen gavs har regeringen utsett Folkhälsomyndigheten till nationell id-utfärdare från den 1 mars 2019, genom en ändring i tobaksförordningen. Den 13 mars tog riksdagen beslut om ändring i lagen om tobak och liknande produkter så att regeringen kunde besluta om ytterligare ändring i tobaksförordningen den 14 mars – om att ge myndigheten rätt att, från den 1 april, överlämna uppgiften som id-utfärdare till en enskild.

Myndigheten inledde upphandlingen av en id-utfärdare i slutet på februari, tilldelningsbeslut kunde fattas samma dag som myndighetens rätt att överlämna uppgiften trädde i kraft. Avtal skrevs under av parterna den 15 april. Allexis öppnade en webbsida för ekonomiska aktörer på svenska dagen efter.

Presentation av id-utfärdaren Allexis s.r.o.

Allexis gav en kort introduktion med bakgrund kopplat till krav och ansvar som faller på idutfärdaren, i kommissionens genomförandeförordning (EU) 2018/574. Id-utfärdaren har en nyckelroll i spårbarhetssystemet genom att ansvara för att utfärda och leverera id-koder och unika id-märkningar för tobaksprodukter.

Därefter gjordes en genomgång av processen vid registrering av ekonomiska aktörer. Endast de ekonomiska aktörer som har behov av att kunna beställa unika id-märkningar behöver avtal med id-utfärdaren. De ekonomiska aktörer som bara är i behov av id-koder för sig och sin/a anläggning/ar behöver bara registrera sig. Det är möjligt för registrerade ekonomiska aktörer, som fått en id-kod att registrera och begära koder för andra ekonomiska aktörer. Detta kan göras för en ekonomisk aktör i taget, eller i bulk genom att ladda upp en excelfil. Mer om hur detta går till kommer att finnas beskrivet på id-utfärdarens hemsida https://idissuer.se/.

Allexis berättade vidare om integrationsgränssnitt och om de kontroller de gör för att validera uppgifter om en ekonomisk aktör.

Vid ansökan om id-koder för ekonomiska aktörer som skickas in via fil, kommer sökande få tillbaka information om tilldelade id-koder för de ekonomiska aktörer som ansökan omfattar. Om en ekonomisk aktör själv ansökt och fått en id-kod kommer endast information om att aktören redan har en kod. GDPR gör det inte tillåtet för Allexis att lämna ut uppgifter om dessa redan tilldelade id-koder. Det kommer inte heller att gå att söka dessa koder på något sätt, utan man måste vända sig till den berörda ekonomiska aktören för att få dennes id-kod.

Därefter berättade Allexis kort om hur beställning och genererande av unika id-märkningar går till.

Sedan den 26 april går det att förregistrera sig i systemet. Den 10 maj driftsätts den sekundära databasen och från då kommer Allexis kunna registrera alla förregistrerade ekonomiska aktör och kontrakt mellan Allexis och ekonomiska aktörer som ska beställa unika id-märkningar kan tecknas.

Allexis beskrev hur de arbetade med kundstöd, sin kundtjänst och var frågor och svar kan hittas. Om ens egna frågor inte finns besvarade hur man kan ställa frågor, via mail, via chattfunktion eller per telefon. Se mer i Allexis presentation.

Frågor till id-utfärdaren

De frågor som skickades in från deltagarna före mötet besvarades under presentationen.

Frågor under mötet

Vi är ett svenskt rederi men ett av företagen är registrerade i Finland men fartyget är under svenskt flagg. Hur ska vi göra med registreringen i ert (Allexis) system?

Allexis svarade att eftersom de både är id utfärdare i Sverige och Finland så ska de registrera sig endast en gång i deras system.

Flera aktörer frågade Allexis om de kan få information om andra ekonomiska aktörs id-koder. Allexis svarade att de på grund av GDPR-regler inte kan lämna ut den informationen utan de kan endast svara om en id-kod är giltig eller inte.

Presentation av Folkhälsomyndigheten

Folkhälsomyndigheten informerade om myndighetens nya uppdrag kopplade till bestämmelserna om spårbarhet och säkerhetsmärkning av tobaksvaror. Dessa nya uppdrag kom redan i de uppdateringar som gjorts av tobaksförordningen 2016:354 som kommer ersättas med en ny förordning om tobak och liknande produkter 2019:223. Den nya förordningen beslutades den 2 maj.

Se mer om uppdragen i presentationen från mötet där även de frågor som ställts till myndigheten finns besvarade.